Más que las herramientas Lean, comprendamos sus principios

Desde que se acuñó el término Lean en la década de los noventas, hemos visto cómo su metodología y herramientas han sido llevadas a casi todas las industrias, ya sea si las empresas fabrican productos o brindan servicios. Las empresas han visto en el Lean una forma de sobrevivir en los mercados más competitivos, pero pareciera que a pesar de varios años con la metodología Lean, seguimos teniendo una perspectiva errónea y limitada de su adopción y alcances.

Dado que la mayoría de las veces sólo nos limitamos a ver las herramientas de la filosofía Lean y cómo las podemos aplicar con los menores recursos y tiempos posibles, ya que tenemos la idea de que es una receta o plantilla lista para usarse, y que solo con utilizar las herramientas tendremos grandes ahorros en los indicadores financieros de la organización.

Pero si algo podemos observar en las organizaciones, es que por naturaleza son completamente diferentes desde su cultura hasta sus procesos, incluso las que pertenecen a la misma industria y comparten el mismo segmento de mercado, es más hasta las sucursales o fábricas de una misma empresa pueden llegar a ser entidades completamente diferentes.

Por lo que implementar una herramienta Lean cómo un sistema de Kanban no llevará nuestra operación a nuevos niveles de rendimiento pero esto no quiere decir que la empresa no pueda adoptar una filosofía Lean, lo que tenemos que hacer es volver a los principios antes de comenzar la implementación.

Si recordamos la descripción de lo que buscaba Taiichi Ohno con lo que se convirtió en el Sistema Producción Toyota y base de lo que ahora denominamos Lean, era que todo lo que hacían era observar el lapso del tiempo desde que el cliente realizaba un pedido hasta que ellos recibían el dinero, y reducían este lapso a través de la eliminación de desperdicios que no agregan valor.

Con esta descripción podemos definir en primer lugar la esencia del Lean, la cuál es:

La eliminación de desperdicios que no agregan valor.

Y con esta perspectiva, podemos comenzar a imaginarnos los grandes beneficios que tendríamos en nuestras organizaciones al ir eliminando las actividades que no agregan valor en nuestros procesos, desde ahorro de costos hasta menores tiempos ciclo.

Porque tomando en cuenta esta perspectiva si observamos cualquier proceso como una línea de tiempo de actividades, materiales y flujo de información, y de igual manera lo mapeamos encontraremos una gran cantidad de desperdicios, el cual por lo general es considerablemente más que la suma de las actividades que agregan valor.

Pero debemos tener en cuenta que esto solamente es el comienzo, porque una cosa es ver el desperdicio y otra es eliminar la causa raíz que lo genera, y es aquí donde las empresas tienen el reto de crear una cultura de mejora continua así cómo el desarrollo de un sistema para la identificación y eliminación de desperdicio, porque cómo ya vimos anteriormente, cada empresa es diferente, por lo que a través de la comprensión de los principios y metodologías Lean, deben crear su propia metodología para llevar a cabo la mejora continua en sus procesos.

Debido a que si sólo aplicamos las herramientas cómo un proyecto de una sola vez, tal vez tengamos algunas mejoras al principio, pero en poco tiempo las cosas no solo volverán como antes sino puede que incluso lo lleve a niveles más bajos de rendimiento, y con un impacto en la moral de las personas quienes comenzaran a dudar de que se pueda mejorar el proceso e incluso a la próxima vez tal vez muestren una mayor resistencia a una propuesta Lean.

Y es aquí donde debemos tener cuidado, ya que damos por hecho que la operación es así y en vez de tomar acciones de mejora, empezamos a proteger el problema con acciones especulativas que todavía crearán una mayor de problemas, cómo la sobreproducción, la cual aceptamos por una idea de errónea de que estamos protegiendo proceso ante una eventualidad, la cual deducimos por los niveles bajo de rendimiento que maneja el proceso.

Pero no estamos considerando que si por ejemplo tenemos un problema de calidad en el producto, de nada nos va a servir tener más producto terminado defectuoso, porque si no eliminamos la causa raíz del problema, lo vamos a seguir teniendo consumiendo más recursos de nuestra organización y al mismo tiempo retrasando las órdenes de los clientes.

El hecho de que con sobreproducción tratemos de componer una situación así, nos muestra porqué es considerado cómo uno de los desperdicios más peligrosos porque además de que comenzara a generar los otros tipos de desperdicios en nuestra operaciones cómo esperas, transporte, reprocesos y exceso de inventario también los ocultara porque para nosotros el inventario es protección ante este problema que no hemos decidido eliminar sino acostumbrarnos a él.

Por lo que el verdadero éxito de las empresas que han adoptado la filosofía Lean viene de la eliminación de desperdicios a través una metodología sistemática desplegada en toda la organización para encontrar la causas raíces de los desperdicios y en implementar las acciones correspondientes para su eliminación.

Esto es un proceso cíclico, por lo que debemos apoyarnos con la formación de líderes quienes se encarguen de llevar la misión, visión y los grandes objetivos a todos los niveles de la organización, y también que fomenten el desarrollo de las personas a su cargo para cuenten con las habilidades y el respaldo necesario para buscar la búsqueda de la mejora continua.